データの管理や分析は、ビジネスで成功するための重要な鍵といえます。マーケティング活動の強化、また営業力や顧客対応に注力するためにも情報管理の効率化は大切でしょう。
様々な業務を効率化する上でHubSpotは中心的な役割を果たしてはいるものの、機能面を最大限に活用したいのなら他のツールとの連携が重要なポイントです。
HubSpotを他ツールと連携する際に特におすすめなのが『スプレッドシート』。スプレッドシートと連携することでデータの分析や管理、共有に関する工数を削減でき、さらなる業務効率化が期待できるのです。
そこで今回は、HubSpotとスプレッドシートを連携させるための手順、さらにはHubSpotとスプレッドシートを連携することで得られるメリットについて解説していきます。
HubSpotとスプレッドシートを連携することで、HubSpotで収集したデータをスプレッドシート上で一元的に管理・分析できるようになったり、反対にスプレッドシートで作成したデータをHubSpotに取り込むことも可能になったりとマーケティング活動に役立てるようになります。
一体、どのように連携すれば良いのでしょうか。初めの手順として、スプレッドシートとHubSpotを接続する方法についてご紹介します。
（１）HubSpotにログイン後、画面上部のナビゲーションバーの右側に表示されている「HubSpotアプリマーケットプレイスのアイコン」をクリック
※「アプリマーケットプレイス」を選択すると、HubSpotの外部アプリを管理するためのページに遷移します。
（２）検索バーに「Google Sheets」もしくは「スプレッドシート」と入力し、表示されたアプリをクリックして詳細ページに移動
（３）詳細ページにある「インストール」をクリック
※この操作によりHubSpotとスプレッドシートが連携され、データの共有が可能となります。
（４）インストールが完了後、HubSpot内の任意のデータを選択。「エクスポート」のオプションより「Google スプレッドシート」を選択
※この操作によりHubSpotのデータがスプレッドシートにエクスポートされ、分析など管理作業ができるようになります。
（１）データのエクスポートを行うワークフローを作成する際に必要な、エクスポート先となるスプレッドシートを作成
※スプレッドシートや列の名前を指定してデータをエクスポート
（１）データをエクスポートするためのワークフローを作成。左上のメニューバーより「ワークフロー」をクリック
（２）ワークフローの「＋」ボタンをクリックし、スプレッドシートへのアクションを指定
ワークフローを作成した次はアクション（ワークフローによって実行される具体的な操作）を指定します。ここでいうアクションの指定とは、スプレッドシートにデータを追加する操作のことです。
2種類のアクションから指定することができます。
（１）ワークフローの「＋」ボタンをクリック
（２）「Googleスプレッドシートの行を作成」をクリック
（３）下記のアクションを指定
（４）「保存」をクリック
（１）ワークフローの「＋」ボタンをクリック
（２）「Googleスプレッドシートの行を作成」をクリック
（３）下記のアクションを指定
（４）「保存」をクリック
続いて、HubSpotのダッシュボードにスプレッドシートを表示させる手順を解説します。
ダッシュボードにスプレッドシートを表示できるようになると、HubSpot上で直接スプレッドシートを編集できるようなります。
スプレッドシートをHubSpotのダッシュボードに表示させるためにはスプレッドシートの公開URLを取得する必要もあるため、ここではスプレッドシートをダッシュボードに表示させる方法と公開URLを取得する方法についてご紹介します。
（１）メニューバーの左上にある「HubSpotのアイコン」をクリックしてダッシュボードページに移動
（２）ナビゲーションバーにある「アクション」をクリックし「外部コンテンツの追加」を選択
（３）「Googleスプレッドシート」を選択
（４）「タイトル」より、ダッシュボード上で表示させるデータの名称を入力
（５）Googleスプレッドシートの公開URLを「URLまたは埋め込みコード」に入力
※URLの取得方法は以降にて解説
（１）共有したいデータが含まれているスプレッドシートを開く
（２）スプレッドシートの右上にある「共有」ボタンをクリック
（３）表示されたポップアップより「リンクを知っている全員に公開」を選択
（４）アドレスバーに表示されているURLをコピー
※スプレッドシートはデフォルトでは非公開設定になっています。アドレスバーに表示されているURLをコピーしても他者は見れないため、上記の手順を踏まえて「公開URL」を取得するよう注意しましょう。
これまでHubSpotとスプレッドシートの連携方法についてお伝えしてきましたが、連携すると具体的にどのようなメリットがあるのでしょう。
以降では、「HubSpotとスプレッドシートを連携することで得られるメリット」を3つご紹介いたします。
HubSpotとスプレッドシートを連携してワークフロー機能を使うことの最大のメリットは、『HubSpot内のデータをスプレッドシートに自動で書き出せるようになること』です。
リード情報に取引金額、マーケティング活動の成果を記録したデータなど、日々HubSpotに蓄積されていく膨大な情報を手動でエクスポートする必要はなくなり、業務の効率化を図れます。
スプレッドシートの情報は最新のものに保たれるため、データの更新漏れや共有漏れ対策にも繋がるでしょう。
データの分析はHubSpotのレポート作成ツールでも行えますが、スプレッドシートの分析機能と組み合わさることで分析の幅が広がり、より分析しやすくなるというメリットもあります。
使える関数の種類が多く、計算の自由度が高いスプレッドシート。データを表にしたりグラフ化したり、わかりやすく表現することに長けているため傾向やパターンを一目で理解できるようになります。
HubSpotのレポート機能で見づらいグラフがあったとしても、スプレッドシートでグラフを整えて表示させることもできるのです。
さらにスプレッドシートの自動化機能を活用すれば、データの更新や分析の効率化も可能に。データ分析がしやすくなるだけでなく、作業を簡略化することでより重要なタスクに集中しやすくなるでしょう。
HubSpotとスプレッドシートを連携させることで得られるメリットは他にも。スプレッドシートに記録したデータや分析結果の全てを、HubSpotのダッシュボードに一覧で表示できるようになるのです。
複数のデータを一つの画面で確認できるため、全体像を把握しやすくなるだけでなく、データ間の関連性などを見出しやすくなるでしょう。
また、HubSpotのダッシュボードはカスタマイズ可能なため、欲しいデータだけをピンポイントに表示させることもできます。
いかがでしたでしょうか。HubSpotとスプレッドシートを連携することでデータ分析を簡略化できるほか、一度設定すればデータの更新は自動的に行われるため、更新漏れもなく管理も楽になるでしょう。
分析や管理業務の作業工数を削減できれば、日常的なタスクを効率化できるだけでなく、生産性の向上にも繋がります。
本記事を通してHubSpotとスプレッドシートの連携方法および連携の重要性を理解し、ビジネスの成長をお手伝いいできれば幸いです。