ビジネスツールとして大活躍のHubSpotとOutlook。
HubSpotとOutlookをうまく連携させることで、ビジネスの生産性や効率を向上させることが可能ですが、一体どのようなことができるのでしょうか。
まずはHubSpotとOutlookの連携について基本的な知識を深めていただき、その後具体的な連携手順や連携する際の注意点などについて解説していきます。
本記事を通じて、HubSpotとOutlookのEメール連携がもたらすメリットや最大限に活用する方法を知っていただき、ビジネスの効率化や生産性の向上にお役立ていただけましたら幸いです。
HubspotとOutlookを連携させることは、ビジネスの生産性と効率性の大幅な向上に役立ちます。本セクションでは一体どんなことができるのか、その具体的なメリットや基本的な連携手順など基本的な概要についてご説明していきます。
HubspotとOutlookを連携する最大の利点は、両方のプラットフォーム間でシームレスなデータのやり取りを行えるようになることです。
Outlookの重要なメールをHubspot CRMに自動的に保存したり、OutlookからHubspotの顧客データにアクセスしたりできるのはもちろん、Eメールマーケティングや様々な作業の効率化にも繋がります。
Hubspotでは送信したメールの開封率やクリック率をリアルタイムで分析でき、その結果をもとに以降のマーケティング戦略を立てられます。こういった情報はOutlookのメール送信履歴と連動しているため、一元管理も簡単にできるのです。
Outlookのスケジュール機能とHubspotのタスク管理機能を連携させることで、予定管理も一元化できます。それぞれのプラットフォームで同じ情報を何度も入力する手間が省けますので、時間の節約はもちろん日々のタスク管理も効率化できます。
OutlookとHubspotのアカウントを持っていることが前提となります。
（１）Hubspotのダッシュボードから「設定」をクリックし、「連携」を選択
（２）次に「Outlook」を選択し、連携の指示に従って操作
※このプロセスではOutlookのメールアドレスとパスワードの入力が含まれます
（３）連携完了後、OutlookのメールがHubspotに自動的にロギング
（４）HubspotからのアクティビティがOutlookのカレンダーに同期される
HubspotとOutlookを連携させるには、Outlook 2013以上またはOffice 365のメールアカウントが必要です。また、HubspotはProfessionalもしくはEnterpriseプランに加入している必要があります。
（１）HubSpotのメール設定画面で「メール転送設定」を選択し、表示されるメールアドレスをコピー
（２）Outlookの設定画面で「転送」を選択し先ほどコピーしたアドレスを貼り付け設定を保存
（３）これよりOutlookから受信したメールが自動的にHubSpotに転送されるようになる
HubSpotとOutlookを連携させることでメールの管理や顧客関係の管理を効率化できますが、それを実現する上でいくつかの注意点があります。
HubSpot CRMとOutlookを連携させるための設定手順を誤ると、期待していた機能が利用できなかったり、逆に予期しない問題が発生する可能性がありますので注意しましょう。
両者の連携を確立するためには、正確な設定が不可欠です。
これは単にアカウント情報を入力するだけではなく、例えばOutlookのセキュリティ設定を適切に調整してHubSpotからのアクセスを許可するなど、Outlook側の設定も適切に行うことが求められます。
連携する際にはHubSpotとOutlookのバージョンにも注意が必要です。すべてのバージョンが互換性を持つわけではないため、両者のバージョンが適合するか確認することも重要。連携時にはHubSpotの特定の機能がOutlookで正常に動作するよう、必要なプラグインやアプリケーションがインストールされていることもご確認ください。
両者の連携によりOutlookのデータは自動的にHubSpotに転送されますが、情報が重複する可能性もあるためデータ管理の戦略を再考する必要もあります。
HubSpotとOutlookの連携は一度設定すれば完了するものではありません。
両者をアップデートしたり、ビジネスニーズの変化に応じて連携設定を見直す必要がありますので、適切な連携を維持するためにも定期的なチェックと必要に応じた設定の更新を心がけましょう。
HubSpotがメールプロバイダを特定できない場合もあり、一般的には設定や接続の問題が関係していると考えられます。
この問題を解決するためにも、まず確認するべきはHubSpotとメールプロバイダとの連携設定です。正確な設定が行われていないとHubSpotはメールプロバイダを特定できません。
メールプロバイダのセキュリティ設定が厳しい場合にもプロバイダを特定できない可能性がありますので、セキュリティ設定の見直しは必要に応じて調整しましょう。Outlookの場合、特にIMAP設定やPOP設定が正しく行われているかどうか確認することも重要です。
Hubspot CRMとOutlookを連携することで、コンタクトの管理やコミュニケーションの追跡、予定調整、タスク管理など、日々の業務をよりスムーズに遂行できる便利な機能が追加されます。
Hubspot CRMはすべての顧客情報を一元管理し各顧客との関係を深く理解できる一方、Outlookは通信ツールとして広く利用されています。
この二つを連携させることで顧客とのコミュニケーションの情報をCRMに自動的に記録・追跡でき、最適なタイミングでアプローチできるようになります。
コミュニケーションの追跡機能についても見てみましょう。この機能では顧客とのメールのやり取りや電話の履歴を自動的に保存し、それをHubSpot CRMで一元管理できます。コミュニケーションの履歴が一目でわかれば、多忙な日常業務の中でも顧客とどんなコミュニケーションをとっているかわかりますので、しっかり確認しながら関係を適切に維持していきましょう。
HubspotとOutlookの連携はそのままでも大いに便利さを提供しますが、アプリの機能拡張によってその機能はさらにパワーアップします。具体的な例を以下にてご紹介いたします。
HubspotのEメールトラッキング機能では、送信したメールがいつ開かれたかを把握できます。これをOutlookのメールシステムと連携させることで顧客の反応をリアルタイムで把握できるようになり、より適切なタイミングでアクションを起こせるようになるでしょう。
Hubspotのタスク管理機能とOutlookのカレンダーを連携させることで、予定のダブルブッキングを防げたるほか、タスクのスケジューリングや優先順位付けが一目瞭然となり業務の効率化に大いに貢献します。
メールやスケジュール管理、顧客管理などの機能が一つのプラットフォームに統合されることで、別々のアプリを切り替える手間が減り業務の流れがスムーズになります。Hubspotの自動化機能を活用すれば定型的な業務も自動化できますので、より重要な業務に時間をあてられるようになるでしょう。
本記事では、HubSpotとOutlookの連携について、連携することで得られるメリットや連携方法、連携する際の注意点などを解説いたしました。
Hubspot CRMとOutlookの連携は、業務の効率化や生産性の大幅な向上に大いに役立ちます。より効率的に業務を遂行していくためにも、両者の連携を検討してみてはいかがでしょうか。