新型コロナウイルスの感染拡大により、不要不急な外出を控えたり在宅ワークが増えたりと社会の在り方は大きな変貌を遂げましたね。直接顔を合わせる打ち合わせから、オンラインでの商談やミーティングが主流となってきた現在。移動時間を減らせたりとメリットはたくさんあるものの、電話やメールでやりとりを重ねていく日程調整にストレスを感じている方も多いのではないでしょうか。
そんな皆様に活用していただきたいのが、HubSpotのミーティング機能。今回はこのミーティング機能の設定方法やメリットについてご紹介していきます。
HubSpotの日程調整ツールを活用し、日々の業務の効率化を目指しましょう。
ますはじめに、HubSpotのミーティングリンクについてご紹介します。これはコンバージョンに至っていないサイト訪問者に対して、商談やミーティング等の日程を予約してもらうためのリンクのこと。
カレンダーツールと連携させることで自動で予定を入れられるようになるため、HubSpotのミーティングツールを使う際は前提としてカレンダーツールとの連携が必要不可欠となります。
そのため、まずはHubSpotのミーティングリンクを作るためにカレンダーと接続するためのユーザー設定を行いましょう。
以下、3ステップで連携することができます。設定が行えたら、「設定」のミーティングメニューのより連携が完了したかを確認しましょう。
（１）「セールス」タブをクリックし、ドロップダウンメニューから「ミーティング」を選択
（２）ミーティングページから連携させるカレンダーツールを選択
（３）連携を承認
※カレンダーツールの変更や削除も「設定」のミーティングメニューより行えます
カレンダーツールとの連携が行えたら、ユーザー情報の登録やミーティングに関する基本設定を行いましょう。
以降では、操作方法や設定できる項目についてお伝えしていきます。
まずはカレンダーツールと連携する『ユーザー』の登録を行いましょう。
（１）「セールス」タブをクリックし、ドロップダウンメニューから「ミーティング」を選択
（２）ページの右上にある「ミーティングリンクの作成」を押し「個人」を選択
（３）案内に沿ってユーザーの基本情報設定を行う
※カレンダー連携済みのユーザーを対象にミーティングリンクを作成したい場合、HubSpotの『スーパー管理者権限』が必要となります。（２）で「個人」ではなく「所有者」を選択するとリンクを作成できるようになります。
続いてミーティングを設定するために必要な基本情報を入力してください。
※サイト訪問者がミーティングの予約を行うときのリンクやタイプは有料プランに限定された機能です。必要かつ在無料プランの方は、有料プランへの変更もぜひご検討ください。
基本情報を設定できたら、ミーティング参加者に送る『招待内容』の設定6つ分を行いましょう。
①ミーティングを行う場所（リンク）
→Zoom、UberConferenceと連携：オンライン会議で使用するリンクを選択できる
→上記以外のソフトを利用：「動画会議拡張機能API」で連携できる
②招待の件名
→コンタクトに届くカレンダー招待および個人のカレンダーに表示されるミーティングの名称
③招待の説明
→本ミーティングの詳細を説明
④使用する言語
→ミーティングリンクに表示する言語
⑤日付・数値の形式
→ミーティングリンクの日付・国
⑥Eメール
→リマインダーを通知させるか否かを設定できる
続いて、ミーティング予約を受け付ける日付の設定を行います。設定できる項目は以下の通りです。こちらは少し感覚がわかりづらいかもしれないため、より最適なスケジュール設定を行うためにも何度か設定を繰り返して感覚を掴んでいきましょう。
最後に、ミーティング訪問者に対するフォームの項目を設定します。
（１）「コンタクトプロパティー」もしくは「カスタム質問」から「プロパティー」を選択
（２）フィールド内に追加したい質問を入力して保存
※「必須」にチェックを入れると必須項目として設定できる
基本設定以外にも、以下のような追加設定を行えます。
特に『プライバシーと同意（GDPR）』はオンにしておくと良いでしょう。
・別ページへのリダイレクト
・フィールドに既知の値を事前入力させる
・全項目を入力したときに自動送信させる
・プライバシーと同意（GDPR）
様々な機能を兼ね備えているHubSpot。日々の業務を効率化したい方にとってとても便利な商品ですが、ミーティング機能からはどんなメリットを得られるのでしょう。
Googleカレンダーやoffice365カレンダーといったカレンダーツールと連携し、該当のURLを顧客に送るだけと操作は非常に簡単。こちら側の空いている日程をリアルタイムで提示し、希望日時を相手に選択してもらうだけです。
なんども電話をかけたり、メールの文面作成に時間をかけたりすることもないので業務の効率化に役立ちます。
作成したリンクはEメールのほか、サンクスページやホワイトペーパー、チャットボット、CTAなど様々な場所に埋め込むことが可能です。
「お問い合わせを受け付けました」「ダウンロードいただきありがとうございます」などの文言が表示されるサンクスページに埋め込めば、アクションの直後にミーティングに申し込んでくれるかもしれませんし、Webサイト上のチャットボットに埋め込めば、四六時中好きなタイミングで予約しやすくなる点も大きなメリットでしょう。
商談化率アップにも繋がりますので、皆さんの目的に合わせて埋め込み場所も考えてみてくださいね。
HubSpotのミーティングツールは、一対一の設定以外にも、一対複数間での日程調整も対応できます。複数の担当者が出席を予定している場合、グループミーティングリンクを送るだけで日程調整も簡単に。同じ部署やチーム内でメンバー同士のスクジュールを簡単に把握することも可能です。ミーティングの変更がある場合、変更情報は即時反映されますし、その情報に基づいて空き状況を提示してくれるためダブルブッキング等の人為的なミスも防げるでしょう。
いかがでしたでしょうか。基本情報、招待内容、スケジュール、フォームスケジュールなどの設定に関してはミーティングリンクのダッシュボードよりいつでも編集することができますし、変更情報は即時反映されるため機能性もよく大変便利なツールといえるでしょう。
ミーティングリンクを導入し、スケジュール調整といった面倒な作業を効率化して商談化率どんどんを上げていきましょう。