HubSpotなどの新しいCRMツールを導入したばかりの企業の場合、既存のデータベースを移行するにも量が膨大でどう対処したらいいか迷ってしまいますよね。そんなときこそ、HubSpotの「インポート機能」が役立ちます。
膨大な量のコンタクト情報をCSVやExcelのファイルにまとめてアップロードすることで、一度で大量のコンタクトを取り込むことができるのです。
コンタクト数が少ない量ならまだしも、顧客ページを1件1件開いて更新をかけていくのはとても大変。インポート機能を利用して情報の一括更新を行い、面倒な業務を少しでも削減していきましょう。
コンタクトをインポートする方法は「自動」と「手動」の2種類があります。まずは「自動」でインポートする方法を見ていきましょう。
HubSpotCRMツールには、CSVやExcel形式のファイルをアップロードすることでコンタクトを自動的にインポートしてくれる機能があります。まずは更新したい情報のCSVやExcel形式のファイルを用意しましょう。
ここで注意するべきことは「整理されたファイル」を用意すること。やみくもに集めた顧客リストや名刺をインポートしても、整理されていないままHubSpotに反映されますので使いづらくなるでしょう。
インポート後も使いやすくなるように、きちんとファイルの整理を行っておきましょう。
コンタクト情報、会社情報、取引情報などたくさんの項目がありますが、どのデータを取り込むのか、どのように管理していくのかを明確にします。手順は以下の通りです。
（１）ページ上部に表示されているナビゲーションより「コンタクト＞コンタクト」を選択してコンタクト一覧画面を開く
（２）右上に表示されている「インポート」を選択し、「インポートを開始」をクリック
（３）「コンピュータからのファイル」を選択し、「次へ」を押す
（４）インポートするファイル件数を選択し、「次へ」を押す
（１）インポートするオブジェクトの数を選択し、「次へ」を押す
※操作に慣れていないうちは、複数ではなくオブジェクトごとにインポートファイルを用意しましょう。
（２）インポートするオブジェクトを選択し、「次へ」を押す
（１）インポートファイルをアップロード。
どのような入力方法であっても、名前やEメールアドレスはHubSpot側で認識して読み込んでくれます。
（１）インポートファイル内の各フィールドがCRM内のどのフィールドに対応するのかを定義するためにファイルの列をマッピングしましょう。
※各プロパティーが正しくマッピングされているかを確認してください。
※「列をインポートしない」を選択することも可能です。
（１）インポートの最終チェックが完了したら、右下の「インポート完了」をクリック。「インポート完了」をクリックするとHubSpotから通知が届きます。
※コンタクト所有者の指定、通知設定、Eメールの配信先の設定などをしたいときに確認しておきましょう。
最後にきちんとインポートできているか、インポート画面から「インポートの履歴」を確認します。確認すべき項目は以下の通りです。
エラーがあった場合は「その他」メニューから「エラーファイルをダウンロード」をクリックして必ず確認を行いましょう。
続いて手動でインポートする際の手順をご紹介します。
デジタルマーケティングの世界において、非常に重要な鍵となるのが"顧客データの管理”です。
ビジネスの成長を促すためにも、コンタクトのリストは重要なリソースであり、適切に管理することが大切です。膨大な量の管理をする際は自動インポートの方が効率も良く便利ですが、各データフィールドを自分でマッピングしたほうが良い場合もあるでしょう。そういった場合、手動でインポートもできるためご安心ください。
（１）ページ上部に表示されているナビゲーションより「コンタクト＞コンタクト」を選択してコンタクト一覧画面を開く
（２）既存のコンタクトリストから、一括で更新したいレコードのチェックボックスにチェックを入れる
※表の一番上にあるチェックボックスを選択すれば、ページをまたぐ全てのコンタクト情報を選択することができます。
（３）「〇〇件のコンタクトをすべて選択」をクリック
（１）更新したい情報を手動で入力
これまではコンタクトの情報を一括で変更する方法についてお伝えしてきましたが、以降ではコンタクトをリストから外す方法についてご紹介します。
顧客やクライアントと良好な関係性を維持できていたとしても、例えば「もうメルマガを受け取りたくない」と言われたり、チームとしてこれまでとは異なる戦略に移行したりと、時としてマーケティングリストからコンタクを外す場面も出てくるかと思います。そういったご状況の際は、以下の手順を参考にご対応ください。
（１）ページ上部に表示されているナビゲーションより「コンタクト＞コンタクト」を選択してコンタクト一覧画面を開く
（２）リストから外したいコンタクトのチェックボックスにチェックを入れる
（３）「その他」をクリックし、「マーケティング対象外のコンタクトに設定」を選択
コンタクトをインポートする以外にも、HubSpotではウェブサイトやブログ記事のインポート・エクスポートを行うことも可能です。
（１）マーケティング＞ランディングページorウェブサイト＞ウェブサイトページ
（２）「アクション」ボタンのメニューから「すべてのページとブログ記事をエクスポート」を選択
（３）ダイアログボックスより「エクスポート」をクリック
※エクスポートが行われると、Eメール・通知センターよりダウンロードリンクが届きます。
（１）マーケティング＞ウェブサイト＞ブログ
（２）「ブログ記事のエクスポート」を選択し、ダイアログボックスより「エクスポート」をクリック
（３）ダイアログボックスより「ファイル形式」を選択
（４）特定のブログ記事か、すべてのブログ記事をエクスポートするかを選択し、「エクスポート」をクリック
（１）設定＞ブログ＞ページ
（２）ブログを選択するドロップダウンメニューより「ブログをインポート」を選択
（３）コンテンツのインポート画面から「新しいインポートを開始」「ブログ記事」をクリック
（４）スマートコピーやWordPressなどからブログをインポートする方法を選択
（５）（４）で選択した画面に従い、ブログ記事のURL、もしくはCSV、XMLファイルをアップロード
（６）「ブログ記事をコピー」をクリック
（７）インポートするページの「ページURL」横、「結果をレビュー」をクリック
（８）表示されたページより「マッピングを開始」をクリック
（９）画面に従い、タイトル、執筆者、公開日、キービジュアル、本文エリアをマッピング
（１０）「プレビュー」で確認後、マッピングした値を確認
※インポートするページで全てを選択する場合：テーブルの一番上「［X］ページをすべて選択」をクリック。
※個別のページを選択する場合：タイトル横のチェックボックスをオン。
（１１）インポートするページを選択後、右下の「インポート」をクリック
（１２）ダイアログボックスより公開ステータスを設定して「保存」をクリック
（１）設定＞ウェブサイト＞ページ
（２）ブログを選択するドロップダウンメニューより「ブログをインポート」を選択
（３）コンテンツのインポート画面から「新しいインポートを開始」「ウェブサイトページ」をクリック
（４）ウェブサイトのメインページのURLを入力して「ページを確認」をクリック
（５）インポートするページの「ページURL」横、「結果をレビュー」をクリック
（６）「プレビュー」を押し、コンテンツのプレビュー、ページURL、タイトル、メタディスプリクションの値を確認
（７）インポートするページにチェックを入れ、右下の「インポート」をクリック
（８）ダイアログボックスより公開ステータスを設定して「保存」をクリック
今回はコンタクトをインポートする方法や、マーケティングコンタクトから外す方法についてご紹介しました。
CRMに顧客情報が蓄積していけば色々な切り口から分析できる反面、数が増えれば増えるほど情報の更新や管理が難しくなってしまいます。
1件1件顧客ページを開いて更新するのではなく、HubSpotの「インポート機能」を活用して一括で情報更新を行い、業務を簡略化させて効率的なマーケティング活動を行いましょう。